50% de charge de travail gagné grâce à l’IA
Notre client, MD-Diffusion – un grossiste, faisait face à une problématique d’optimisation administrative. Afin de fournir des offres au format PDF à ses clients avec une mise en page adéquate, deux personnes manipulaient manuellement à temps pleins les documents reçus par leurs fournisseurs. À pleins régime, ils étaient capable d’émettre 20 offres par jours par personne. Leur souhait a été d’automatiser ce traitement répétitif et à faible valeur ajoutée.
Étude de faisabilité
Dans un premier temps, nous avons créé un rapide Proof of Concept (PoC) démontrant qu’à l’aide de l’extraction textuelle des PDFs et de traitement utilisant un Large Language Model (LLM), nous pouvions obtenir toutes les informations nécessaires du document afin de le mettre à jour automatiquement.
Le but est de réussir à passer de l’Image A à l’Image B de manière automatique et indépendamment de la structure du PDF.
Nous avons démontrez à notre client qu’avec la force des LLM, cette opération était facilement réalisable et pouvions ainsi automatiser leur manipulation de document fastidieuse et chronophage.
Image A – Offre brute au format PDF
Image B – Extraction du contenu de l’offre
Réalisation d’une plateforme sur-mesure
Afin de répondre aux besoins bien précis du client, nous avons créer une plateforme entièrement par nos soins. Dans cette dernière, l’utilisateur peut déposer n documents dans la zone mise à dispostion comme on le voit sur l’image C.
Image C – Zone de saisie des offres brutes dans la plateforme Lumind
Les informations de toutes les offres insérées sont extraites simultanément, une validation de chacune est en suite nécessaire pour générer le PDF finale.
Nous avons conçu un formulaire (Image D) qui utilise la base de données de clients existante de MD-Diffusion pour détecter automatiquement, via l’IA, la bonne adresse et les informations du client. Grâce à cette présélection automatique, les utilisateurs n’ont pratiquement plus aucun travail à effectuer.
Une fois la validation effectuée, le PDF final peut être téléchargé avec toutes les positions margées, la mise en page adaptée automatiquement et le document peut être envoyé tel quel au client final.
Image D – Formulaire de validation la plateforme Lumind
Retour sur investissement
À l’aide de cette plateforme intranet, MD-Diffusion a pu dégager 50% de charge de travail supplémentaire parmi ses employés en optimisant un flux administratif complexe. Cela permet de re-localiser des forces de travail sur des tâches plus créatrices et plus intéressantes notamment comme le marketing.
Voici un tableau des avantages du projet.
| Avant | Après | |
| Temps par offre | 10 à 15 min | 2 à 3 min |
| Nombre d’offre par jour | 20 par personne | + de 60 par personne |
« Lumind a transformé notre processus de création d’offres avec une solution d’IA qui nous permet de travailler trois fois plus vite. Leur expertise et leur compréhension de nos besoins ont été remarquables. Nous recommandons vivement Lumind pour leur professionnalisme et leur efficacité. »
Jean-Pierre Perno – Directeur de MD-Diffusion
